Il fascicolo digitale sostituisce il tradizionale fascicolo cartaceo negli enti pubblici e rappresenta lo strumento centrale di archiviazione e gestione di tutti i documenti di un procedimento amministrativo. Consente un lavoro indipendente dalla sede, poiché il personale può accedere ai fascicoli in qualsiasi momento tramite reti protette. I requisiti fondamentali comprendono la sicurezza della revisione, l'immodificabilità e la piena tracciabilità delle modifiche, in conformità con le normative vigenti. Molti sistemi offrono inoltre la gestione delle versioni, la ricerca full-text e l'integrazione nei flussi di lavoro. La digitalizzazione dei fascicoli riduce i tempi di elaborazione e i costi di archiviazione fisica, migliorando la collaborazione tra uffici.